Hoe om te gaan met wanbetalers?

Het is aan te raden een strak en consequent stappenplan te volgen als je te maken krijgt met een wanbetaler. Door steeds hetzelfde plan te doorlopen en een goede administratie te voeren voorkom je dat je niet meer weet wat je moet doen bij opdrachtgevers die nog niet hebben betaald. Dit is een goed voorbeeld van een stappenplan dat je kunt volgen bij wanbetalers:

1. Eerste betalingsherinnering

Als je genoodzaakt bent een eerste betalingsherinnering te sturen, blijf dan beleefd. Het kan zijn dat de opdrachtgever niet uit kwade wil de rekening niet heeft betaald. Hij of zij kan de factuur bijvoorbeeld oprecht zijn vergeten. Een vriendelijke herinnering per mail voldoet in deze fase. Vergeet daarbij niet de factuur opnieuw toe te voegen aan je bericht.

2. Geen reactie na een week? Bellen!

Een persoonlijk en vriendelijk telefoontje over de nietvoldane factuur maakt meer indruk dan een nieuwe e-mail. Zo kun jij een duidelijk verzoek indienen voor het betalen van de factuur en krijgt de opdrachtgever een kans om een verklaring te geven voor het feit dat de rekening nog niet betaald is.

3. Na een week nog geen reactie?

Als je in deze fase terecht bent gekomen, dan is de kans groot dat je met een echte wanbetaler te maken hebt. Je mag in deze tweede schriftelijke betalingsherinnering duidelijk aangeven dat je genoodzaakt bent verdere stappen te nemen wanneer de opdrachtgever niet snel betaalt. Het is aan te raden daarbij een uiterste betaaldatum aan te geven. Natuurlijk blijf je wel beleefd. Overigens mag je deze stap ook nemen als je de opdrachtgever in stap 2 telefonisch niet te pakken krijgt.

4. Bedenk hoe belangrijk de factuur is

Als de opdrachtgever nog steeds weigert te betalen en je merkt dat dit ook niet gaat gebeuren, bedenk dan goed of het de moeite waard is om vervolg stappen te nemen. Achter niet betaalde facturen aangaan is namelijk tijdrovend en irritant. Bovendien kosten vervolgstappen geld. Soms is het beter je verlies te nemen en vol positieve energie aan de slag te gaan voor andere opdrachtgevers.



5. Incassobureau

Als je door wilt gaan, schroom dan niet een incassobureau in de arm te nemen. Je stelt dan de debiteur officieel in gebreke. Dit moet je schriftelijk - liefst met een aangetekende brief - laten weten aan je opdrachtgever. Vermeld in de brief dat je de bijkomende kosten verhaalt op de wanbetaler.

6. De rechter

De laatste stap die je kunt maken wanneer je opdrachtgever niet betaalt, is naar de rechter. Je stuurt in dat geval een dagvaarding naar de wanbetaler. Het is verstandig een juridisch adviseur in te schakelen, mocht het zo ver komen.