8 tips voor het opstellen en gebruiken van functieprofielen

Tip 1: Weet waarom je een functieprofiel opstelt

Je kunt om verschillende redenen functieprofielen opstellen. Bijvoorbeeld voor een nieuwe functie om daarbij de juiste kandidaat te vinden. Je kunt ook functieprofielen opstellen van bestaande functies.

Vooral bij een nieuwe functie moet je je goed afvragen wat jouw organisatie nodig heeft en waarom. Zoek je iemand die van vele markten thuis is en kan meegroeien met het bedrijf, of zoek je juist een specialist? Wat moet diegene allemaal kunnen om de behoefte van je bedrijf te vervullen? Waarin verschilt de nieuwe functie van bestaande functies?

Het opstellen van een functieprofiel van een bestaande functie doe je voor andere doelen. Bijvoorbeeld het in kaart brengen van de organisatiestructuur, het opstellen van een beloningsstructuur, werving en selectie of het maken van een strategische personeelsplanning (hierover later meer).

Maar waarom is het eigenlijk belangrijk om van tevoren je doelen te beschrijven voordat je aan de slag gaat? Simpel: je doelen bepalen de manier waarop je het project aanvliegt. Bovendien kun je na afloop van het project bepalen of je de beoogde doelen daadwerkelijk hebt bereikt.

Tip 2: Betrek je medewerkers

Dit is een must! Als je functieprofielen opstelt van bestaande functies, dan is het absoluut noodzakelijk dat jij de medewerkers hierin betrekt. Je moet dus met ze in gesprek gaan hierover. De vier belangrijkste redenen:

Niemand weet beter wat de taken en verantwoordelijkheden van een bepaalde functie zijn dan de collega die de functie uitvoert. Ook kan diegene vaak goed aangeven over welke capaciteiten en eigenschappen iemand in die rol moet beschikken.
Als het gaat om coördinerende taken en structuren op de werkvloer weten de medewerkers vaak beter hoe het in de praktijk werkt dan jij als werkgever. Je hebt vast een beeld over hoe de lijnen binnen je bedrijf lopen en hoe de coördinerende taken zijn verdeeld, maar je zult merken dat de praktijk vaak anders is dan jij je voorstelt.
Een functieprofiel is een leidraad voor de werkzaamheden van een medewerker. Door hen te betrekken bij het opstellen van de profielen, zorg je ervoor dat zij het functieprofiel sneller accepteren. Medewerkers vinden het vaak niet prettig als er iets ‘van boven’ wordt opgelegd zonder ruggespraak. Het kan zelfs weerstand oproepen. Het is daarom aan te raden om pas een functieprofiel door te voeren als de medewerker het heeft goedgekeurd.
Door interviews te houden kun je de onvrede die leeft onder het personeel naar boven halen. Onvrede waar je mogelijk helemaal geen weet van hebt. Zo dienen de interviews nog een ander doel dan alleen het opstellen van functieprofielen. Let op: er kunnen confronterende en heftige zaken naar boven komen. Wees daarop voorbereid! Klachten die je krijgt over de werksfeer, organisatiestructuur, collega’s en werkwijzen kun je gebruiken om die zaken te verbeteren. Belangrijk is dat je daar dan mee aan de slag gaat zodat mensen met meer plezier en voldoening gaan werken. Zorg er voor dat je discreet omgaat met de informatie die je medewerkers geven.

Tip 3: Neem er de tijd voor

Een valkuil is dat je te weinig tijd neemt voor het opstellen van functieprofielen. Het is een omvangrijke en tijdrovende klus waarbij je zorgvuldig moet handelen. Zoals hierboven staat beschreven dien je medewerkers te betrekken bij het opstellen van functieprofielen. Je moet ze (vaak meerdere keren) interviewen, deze interviews verwerken en om feedback vragen. Ook het uiteindelijke resultaat deel je met de betreffende medewerker(s), die wederom hun feedback mogen geven. Dit is een van de redenen waarom het een tijdrovende klus is. Bovendien ben je niet klaar als je het functieprofiel hebt opgesteld. Dan begint het werk vaak.

Zie daarvoor tip 4, 5 en 7.

Tip 4: Gebruik de functieprofielen in je HR-beleid

Het is doodzonde dat je veel tijd steekt in het opstellen van mooie functieprofielen om het vervolgens te laten verstoffen in de kast. Je moet de functieprofielen daadwerkelijk gebruiken in je HR-beleid. Klinkt logisch en dat is het ook. Drie belangrijke voorbeelden:

Functieprofielen zijn de basis van werving en selectie. Ga niet zomaar op zoek naar nieuwe medewerkers, maar gebruik de functieprofielen én de analyse van je organisatiestructuur. Zo voorkom je dat je straks met een nieuwe medewerker zit opgescheept waar je eigenlijk niet zoveel aan hebt. Zonde van de tijd en het geld.
Functieprofielen zijn de basis voor je beoordelings- en functioneringsactiviteiten. Elke medewerker wordt beoordeeld op zijn functioneren. Als je een medewerker beoordeelt, dan moet je weten waarop je diegene kunt beoordelen. Een functieprofiel biedt daarbij de helpende hand. Bovendien weet de medewerker dankzij een helder functieprofiel wat er van hem verwacht wordt.
Aan de hand van functieprofielen kun je een beloningsstructuur bepalen, bijvoorbeeld in de vorm van salarisschalen. Je kunt de functies onderverdelen in zwaarte. Vervolgens kun je er een passende salarisschaal aan toekennen.

Tip 5: Gebruik de functieprofielen voor het maken van een strategische personeelsplanning

Als je aan de hand van de functieprofielen de organisatiestructuur in kaart hebt gebracht, is het aan te raden om een strategische personeelsplanning te maken. Dit betekent dat je kijkt naar welke werknemers je nu en in de toekomst nodig hebt. Als je dit niet doet, dan kun je tegen vervelende verrassingen aanlopen.

Op basis van verschillende ontwikkelingen kan een behoefte aan personeel ontstaan. Je bedrijf kan bijvoorbeeld groeien, de technologie kan zich verder ontwikkelen, de behoeftes van jouw personeel kunnen veranderen, personeel kan met pensioen gaan of van baan wisselen, enzovoorts. Je moet hier rekening mee houden. Zeker omdat sommige vacatures moeilijk te vervullen zijn.

Als je door het opstellen van een strategische personeelsplanning verwacht dat er in de nabije toekomst een personeelsbehoefte ontstaat, dan kun je er rekening mee houden in je recruitmentactiviteiten. Personeelsleden die een hoog potentieel hebben en kunnen groeien kun je aan je bedrijf binden. Ook kun je ze door laten stromen binnen het bedrijf.

Tip 6: Verklaar het functieprofiel niet heilig

Let op dat jij en je medewerkers zich te veel laten leiden door de functieprofielen. Het is goed dat het dient als leidraad, maar laat het geen keurslijf zijn! Er moet ruimte zijn voor flexibiliteit, eigen initiatieven, nevenprojecten en andere klussen. De medewerker kan bijvoorbeeld door persoonlijke ontwikkeling het functieprofiel ontstijgen. Laat die medewerker die groei dan ook doormaken en houd niet rigide vast aan het functieprofiel. Want behalve dat die groei belangrijk is voor de medewerker, is het ook belangrijk voor het bedrijf. Als een medewerker groeit en nieuwe taken gaat uitvoeren, dan is dat blijkbaar nodig voor het bedrijf.

Bovendien is het niet goed voor de werksfeer en de onderlinge samenwerking als medewerkers voortaan alleen de werkzaamheden verrichten die in het profiel staan en daar halsstarrig aan vasthouden. Een functieprofiel is geen taakomschrijving waaraan medewerkers rechten kunnen ontlenen. Soms moet een medewerker een ander helpen met iets totaal anders. Dat moet natuurlijk kunnen.

Tip 7: Neem de functieprofielen regelmatig onder de loep

Deze tip sluit aan op de vorige tip. Een functieprofiel moet je regelmatig herzien. Het is namelijk een dynamisch document. Je moet dus regelmatig in de gaten houden of de opgestelde profielen nog wel kloppen. Functies ontwikkelen en veranderen, net als de medewerkers die de functies uitoefenen. Als het functieprofiel niet meer voldoet, pas het dan aan. Stel daarbij constant de vraag: dekt het functieprofiel nog de lading en komt het overeen met de werkelijkheid?

Tip 8: Uitbesteden? Goed idee!
Maar zorg voor heldere doelen, afspraken en verwachtingen

Het opstellen van functieprofielen is tijdrovend en niet eenvoudig. De taken die er uit voortvloeien ook niet:

Het opstellen van een vacaturetekst en de werving en selectie;
Het in kaart brengen van de organisatiestructuur;
Doelstellingen formuleren op basis van de organisatiestructuur;
Een beoordelings- en beloningsstructuur opzetten;
Een strategische personeelsplanning maken;
De klachten en onvrede die in de organisatie heersen weghalen.