Handvatten voor je personeels­handboek

Oké, je wilt een personeelshandboek. Maar hoe stel je zelf een goed personeelshandboek op? Om het je makkelijker te maken, staan hieronder de

0

belangrijkste onwerpen waarmee je jouw personeelsboek kunt opstellen. Scroll of swipe snel omlaag.

1. Inleiding

Een personeelshandboek begint met een inleiding, gericht aan je medewerker. Je vertelt hierin welke waarde het bedrijf hecht aan het reglement. Ook de belangrijkste normen en waarden kunnen benoemd worden. Het is aan te raden te vermelden dat de reglementen conform de nu geldende wet- en regelgeving zijn. Verder is het slim aan te geven dat de bepalingen uit het handboek kunnen wijzigen en dat de werkgever openstaat voor ideeën en suggesties.

2. Cao-bepaling

Als er een cao geldt voor je bedrijf, dan is het goed dit te vermelden in het personeelshandboek.

3. Bedrijfsprofiel

Hier kun je een beknopte beschrijving geven van jouw onderneming. Wat levert het bedrijf aan welke doelgroep? Welke afdelingen bestaan er binnen het bedrijf? Hoe is de organisatie opgebouwd? Doel van dit onderdeel is om nieuwe mede- werkers inzicht te geven in het bedrijf waar ze werken.

4. Werktijden en afspraken tijdens werktijd

Voor sommige bedrijven kan het handig zijn om de werkdagen, werktijden en pauzes op te nemen in het personeelshandboek. Denk bijvoorbeeld aan een helpdesk waarbij de bezetting op orde moet zijn. Het opnemen van werkdagen, werktijden en pauzes heeft het voordeel dat medewerkers kunnen worden aangesproken als zij zich hier niet aan houden. Zij zijn namelijk bekend met de werktijden.

5. Salarisverhoging

Elke medewerker wil salarisverhoging. Maar of dit wordt toegekend bepaalt de werkgever. Hier vermeld je wanneer je een salarisverhoging toekent en wanneer niet.

6. Salaris

Hier kun jij het beleid rondom salariëring meedelen aan je medewerkers. Als je werkt met salarisschalen of tabellen, dan kun je deze opnemen in het personeelshandboek. Je kunt dit toelichten en de richtlijnen vermelden. Let erop dat je je houdt aan je beleid, anders leidt het tot wrevel op de werkvloer. Je kunt hier ook vermelden wanneer het salaris wordt overgemaakt en of je inflatiecorrectie toepast.

7. Overwerk

Hier neem je de regels op rondom overwerk. Worden de uren uitbetaald of krijgt de medewerker de uren gecompenseerd als vrije tijd? En als de uren worden uitbetaald, krijgt de medewerker dan meer, minder of hetzelfde loon per uur?

8. Vakantie

Als werkgever moet jij je best doen om vakantiedagen toe te kennen aan medewerkers overeenkomstig met hun wensen. Dit is niet altijd mogelijk. Niet alle medewerkers kunnen in dezelfde weken op vakantie, want dan komt de bedrijfsvoering in gevaar. Je moet soms een vakantieaanvraag afkeuren. Het is slim vast te leggen wanneer een vakantieaanvraag wordt afgekeurd. Daarnaast kun je vastleggen dat vakantie in een bepaalde drukke periode niet mogelijk is.

9. Vakantietoeslag

Doorgaans ontvangen werknemers in april, mei of juni een vakantietoeslag, samen met het salaris van die maand. De vakantietoeslag bedraagt meestal 8% van het jaarsalaris. Dit neem je ook op in het personeelshandboek.

10. Bijzonder verlof

De wet regelt niet dat werknemers vrij krijgen voor bijzondere gebeurtenissen zoals bruiloften, geboortes en begrafenissen. In een personeelshandboek kun je daarvoor een regeling opnemen. Ook een regeling over feestdagen kan in een personeelshandboek worden opgenomen. Bij sommige bedrijven moet er tijdens de kerst worden doorgewerkt.

11. Ziekte en arbeidsongeschiktheid

Als een werkgever een goed ziekteverzuimreglement heeft, dan weet een werknemer waar hij aan toe is. Als de medewerker zich niet aan het reglement houdt, dan kan een werkgever daartegen maatregelen nemen.

12. Pensioenregeling

Je kunt in het personeelsboek opnemen welke pensioenregeling van toepassing is, aangevuld met de belangrijkste informatie over die regeling.

13. Reiskosten

Worden reiskosten vergoed of niet? En zo ja, op welke manier gebeurt dit? En hoe hoog is de reiskostenvergoeding?

14. Jubilea

Werknemers die lang in dienst zijn wil je belonen voor hun loyaliteit en geleverde werk. Je kunt deze beloning vastleggen in het reglement.

15. Gedragsregels

Het kan nuttig zijn gedragsregels op te nemen in het handboek. Dat geldt zeker voor een bedrijf waar veel mensen werken. Door duidelijke regels op te stellen worden discussies en onduidelijkheden rondom menselijk handelen voorkomen. Jij hebt als werkgever ook handvatten waarmee je een medewerker op zijn gedrag kunt aanspreken. Bovendien helpen de regels als je een medewerker wilt of moet ontslaan wanneer hij of zij het te bont heeft gemaakt.

De volgende zaken kun je opnemen Persoonlijke verzorging Kledingvoorschrift Verzorging van de werkplek Gebruik van de spullen van het bedrijf Omgang met klanten, externe relaties en collega’s Fatsoen Omgang met relatiegeschenken die collega’s krijgen Privézaken regelen onder werktijd Ongewenst gedrag Relaties met klanten of collega’s Het signaleren en melden van ongewenst gedrag Welke consequenties gelden bij het overtreden van de gedragsregels

16. Computergerelateerde gedragsregels

Denk hierbij aan: Regels omtrent het gebruik van internet en e-mail voor privédoeleinden tijdens werktijd Downloaden van privébestanden Aanpassen van standaardinstellingen op de computer Regels rondom het instellen van een automatisch antwoord per e-mail als je afwezig bent Het gebruik van social media tijdens werktijd Het gebruik van social media rondom zaken die het bedrijf raken Regels omtrent datalekken

17. Regels omtrent veiligheid en gezondheid

Afhankelijk van de werkzaamheden en de omgeving waar die werkzaamheden worden uitgevoerd, kun je een veiligheidsprotocol opstellen. Hierin staan regels die ervoor moeten zorgen dat de gezondheid en veiligheid van medewerkers wordt gewaarborgd. Ook moet hierin duidelijk worden wat het protocol is als er zich een ongeval voordoet.

18. Alcoholbeleid

Bijna overal waar gewerkt wordt, wordt wel eens een biertje gedronken. Tijdens een vrijdagmiddagborrel, de kerstborrel of een bedrijfsfeest. Daar is natuurlijk niks mis mee en het is goed voor de werksfeer. Toch kan het voorkomen dat het alcoholgebruik langzaam toeneemt. De vrijdagmiddagborrel begint steeds vroeger en wordt op meerdere dagen gehouden dan op vrijdag alleen. Als het de spuigaten uitloopt, kun je regels opstellen.

19. Rookbeleid

De medewerkers die roken willen graag weten waar en wanneer ze dit mogen doen.

20. Geheimhouding

Dit neem je op als werknemers beschikken over vertrouwelijke of geheime informatie van het bedrijf. Een geheimhoudings- beding verbiedt de werknemer deze informatie naar buiten te brengen.

21. Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is iemand binnen het bedrijf aan wie je medewerkers vertrouwelijke zaken kwijt kunnen. De medewerker heeft hierbij het gevoel niet bij de manager of werkgever terecht te kunnen. Vaak heeft dit betrekking op bijvoorbeeld seksuele intimidatie of persoonlijke zaken die werkgerelateerd zijn. Je kunt ook een externe vertrouwenspersoon aanwijzen.

22. Lease-auto

Als je een lease-auto ter beschikking stelt aan een medewerker, dan is het goed om daarover afspraken te maken. Denk aan het privégebruik van de auto of het rijgedrag dat in lijn moet zijn met de waarden van je bedrijf.

23. Beoordelingsbeleid

Je kunt een beoordelingsbeleid opnemen in het personeelshandboek. Daarbij kun je een koppeling maken naar het hoofdstuk loonsverhoging. Dat een medewerker alleen bij een positieve beoordeling daarvoor in aanmerking kan komen.

24. Opleiding

Wij bij Tentoo zijn fan van medewerkers die cursussen en opleidingen volgen. Wij juichen dit toe en faciliteren dit. Medewerkers waarderen dit enorm en Tentoo profiteert van de toegenomen kennis en vaardigheden. Een win-win situatie. Het is natuurlijk zuur als een medewerker vertrekt net na het volgen van een dure studie. Je kunt in het personeelshandboek een terugbetalingsregeling opnemen. Je moet daarbij wel voldoen aan strenge regels.

Personeelshandboek schrijven

Het is niet eenvoudig te bepalen welke onderwerpen wel en welke niet van belang zijn voor jouw organisatie. Laat staan dat het eenvoudig is de regels en afspraken te bepalen. HR is een vak apart waar niet elke ondernemer evenveel affiniteit mee heeft. Wil jij starten met een personeelshandboek of personeelsreglement? De HR-adviseurs van Tentoo helpen jou daar graag bij.