Administr­­atie

Niet het leukste werk: boekhouden en administratie bijwerken. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar. De Belastingdienst stelt geen specifieke eisen aan een administratie, zolang deze maar volstaat aan het volgende: Een deugdelijke administratie voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven.

Je administratie dien je 7 jaar lang te bewaren, zowel op papier als elektronisch. Daarom is het van belang om vanaf dag één je administratie bij te houden. Wat zijn de onderdelen van een zakelijke administratie? Wij geven ze je.

1. Grootboek

Een grootboek bestaat uit een aantal ‘verzamelmappen’ waarin je de inkomsten en uitgaven onderbrengt in groepen. Denk hierbij aan geleverde producten, bankrekeningen, autokosten, telefoonkosten, ontvangen btw, betaalde btw etc. Al deze onderwerpen krijgen een nummer, een zogenaamd grootboekrekeningnummer. Het grootboek is eigenlijk de schil om de gehele boekhouding.

2. Debiteuren en crediteurenadministratie

In de debiteuren- en crediteurenadministratie staan de facturen van klanten en leveranciers gespecificeerd met bedragen, openstaande posten etc. Deze gegevens haal je uit je in- en verkoopadministratie.

3. Voorraadadministratie

Werk je met inkoop en verkoop van goederen? Dan moet je minstens één keer per jaar inventariseren en de voorraad en de waarde daarvan vermelden in de boekhouding.

4. In- en verkoopadministratie

De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van je verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen.

5. Onkosten verwerken in boekhouding

Heb je een lunchafspraak met een opdrachtgever betaald of een nieuwe laptop gekocht? Alle zakelijke kosten die je maakt, verwerk je in de boekhouding. Denk hierbij ook aan autokosten, reiskosten etc. Onkosten zijn aftrekbaar van je winst waardoor je minder belasting betaalt en je de btw op inkoop terug kunt vragen.

6. Btw-aangifte

Als ondernemer voor de btw moet je btw-aangifte doen. Je geeft in je aangifte de btw aan die je hebt berekend aan klanten, en de btw die je kunt aftrekken. De meeste freelancers doen dit eens per kwartaal. Soms moet je de belastingaangifte maandelijks of jaarlijks doen. Dit beslist de Belastingdienst en hangt af van het bedrag dat gemiddeld moet worden afgedragen.