Hoe om te gaan met wanbetalers?
Volg een strak en consequent stappenplanals je te maken krijgt met een wanbetaler. Door steeds hetzelfde plan te doorlopen en een goede administratie te voeren, voorkom je dat je niet meer weet wat je moet doen bij opdrachtgevers die nog niet hebben betaald. Dit is een goed voorbeeld van een stappenplan dat je kunt volgen bij wanbetalers:
1. Eerste betalingsherinnering
Als je genoodzaakt bent een eerste betalingsherinnering te sturen, blijf dan beleefd. Het kan zijn dat de opdrachtgever niet uit kwade wil de rekening niet heeft betaald. Hij of zij kan de factuur bijvoorbeeld oprecht zijn vergeten. Een vriendelijke herinnering per e-mail voldoet in deze fase. Vergeet niet de factuur opnieuw toe te voegen aan je bericht.
2. Geen reactie na een week? Bellen!
Een persoonlijk en vriendelijk telefoontje over de niet voldane factuur maakt meer indruk dan een nieuwe e-mail. Zo kun jij een duidelijk verzoek indienen voor het betalen van de factuur en krijgt de opdrachtgever een kans om zijn kant van het verhaal te vertellen.
3. Na een week nog geen reactie?
Als je in deze fase terecht bent gekomen, dan is de kans groot dat je met een echte wanbetaler te maken hebt. Je mag in deze tweede schriftelijke betalingsherinnering duidelijk aangeven dat je genoodzaakt bent verdere stappen te zetten wanneer de opdrachtgever niet snel betaalt. Geef daarbij een uiterste betaaldatum aan. Blijf wel beleefd. Deze stap mag je ook zetten als je de opdrachtgever in stap 2 telefonisch niet te pakken krijgt.
4. Bedenk hoe belangrijk de factuur is
Als de opdrachtgever nog steeds weigert te betalen en je merkt dat dit ook niet gaat gebeuren, bedenk dan goed of het de moeite waard is om vervolgstappen te zetten. Achter niet betaalde facturen aangaan, is niet alleen tijdrovend en irritant; vervolgstappen kosten ook geld. Soms is het beter je verlies te nemen en vol positieve energie aan de slag te gaan voor andere opdrachtgevers.
5. Incassobureau
Als je door wilt gaan, schroom dan niet een incassobureau in de arm te nemen. Je stelt dan de debiteur officieel in gebreke. Dit moet je schriftelijk - het liefst met een aangetekende brief - laten weten aan je opdrachtgever. Vermeld in de brief dat je de bijkomende kosten verhaalt op de wanbetaler.
6. De rechter
De laatste stap die je kunt zetten wanneer je opdrachtgever niet betaalt, is een gang naar de rechter. Je stuurt in dat geval een dagvaarding naar de wanbetaler. Het is verstandig een juridisch adviseur in te schakelen, mocht het zo ver komen.