SLEUTEL 1

Pre-boarding

Het is niet heel handig dat een medewerker pas op de werkdag informatie krijgt over zijn/haar nieuwe rol en de organisatie. Dit is informatie die prima voorafgaand aan de eerste werkdag kan worden gedeeld. Hoe start je goed?

Keywords: papierwerk, buddy, bedrijfsformule en menukaart.

Door informatie al vóór de eerste werkdag te delen, zorg je ervoor dat een medewerker alvast kan wennen aan het idee van een nieuwe baan. Op de eerste werkdag wordt iemand dan niet overspoeld met nieuwe informatie en ontstaat er ruimte voor andere belangrijke informatie.

Pre-boarding vindt dus plaats vóór de eerste werkdag. Negen tips voor deze fase:

  • Stuur een enthousiaste brief of mail (met een presentje) om jouw nieuwe medewerker welkom te heten waarmee je als organisatie laat zien de nieuwe medewerker graag te willen ontvangen.
  • Vertel wat je als nieuwe medewerker kan verwachten en hoe collega’s met elkaar omgaan in jullie bedrijf.
  • Laat zien bij wat voor bedrijf de nieuwe medewerker gaat werken: toon de belangrijkste speerpunten van het bedrijf.
  • Stuur het HR-gerelateerd papierwerk met als doel om dit voor de eerste werkdag gereed te hebben;
  • Laat HR of de manager/leidinggevende (of jijzelf dus!) een belletje plegen om eventuele openstaande vragen te beantwoorden.
  • Link de nieuwe collega direct aan een buddy (voor vragen, begeleiding en warm welkom op de eerste werkdag) en stel hem/haar voor.
  • Zorg dat alle praktische zaken van tevoren geregeld zijn zoals werkplek, kleding, telefoon, kluisje etc.
  • Deel vast je menu- en/of drankenkaart zodat jouw nieuwe medewerker hier vast naar kan kijken.
  • Deel de social media kanalen zodat hier ook een beeld is wat jullie doen.

Een van de pre-boarding tips: deel vooraf alvast je menu- en/of drankenkaart.

Versterk pre-boarding met video

Het inzetten van video lijkt misschien veel werk, maar dat valt best mee. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een eerste introductie met ondersteuning van een online les en/of een filmpje te doen. Je nieuwe medewerker krijgt op deze manier alle informatie die vooraf nodig is en heeft gelijk herkenning door het gebruik van de video. Bundel alle documenten en informatie zodat het voorde nieuwe medewerker overzichtelijk blijft. Het gevaar schuilt altijd in teveel (overbodige) informatie. Houd het daarom beknopt, zorg dat de informatie behapbaar blijft.

Video-idee

  1. Welkom door manager/directeur/eigenaar: Enthousiasmeren en informeren over de eerste werkdag en het verdere (onboardings)traject
  2. Sfeer proeven: rondje door het pand en informeren over het type bedrijf en de missie/visie.
  3. Praktische tips: Vertaling van missie/visie naar concrete handvatten voor de eerste werkdag.

Call to action: Uitnodiging om belangrijke documenten te lezen/in te vullen of bijvoorbeeld social media te liken.