PRANGENDE PAYROLLVRAGEN
20 ANTWOORDEN
De dienstverlening payrolling ging begin 2020 op de schop. Hoewel we inmiddels ruim een jaar verder zijn, bestaan er voor veel ondernemers nog onduidelijkheden over het inzetten van de payrollovereenkomst. Op deze pagina geven we antwoord op de 20 meestgestelde payrollvragen.
PAYROLL-FAQ
Hieronder zie je de 20 meestgestelde payrollvragen. Klik op de vraag en je navigeert automatisch naar het antwoord. Je kunt ook rustig omlaag scrollen of swipen, dan kom je langs alle vragen en antwoorden.
Kan ik medewerkers die bij mij in dienst zijn, onderbrengen bij een payrollbedrijf?
Bij goede payrollbedrijven is dit mogelijk. Zelfs personeel wat bij de werkgever een contract voor onbepaalde tijd heeft, kan worden ondergebracht bij een payrollbedrijf. Hier kunnen wel voorwaarden aan vastzitten en de mogelijkheden verschillen per situatie.
Vraag daarom het payrollbedrijf naar de mogelijkheden voor de specifieke bedrijfssituatie. Voor de medewerker heeft deze overstap geen gevolgen. De medewerker blijft onder minimaal dezelfde voorwaarden werken, alleen zijn juridische werkgever verandert.
Moet ik mijn payrollmedewerkers per se zelf werven?
De definitie van de payrollovereenkomst zegt onder meer dat sprake is van payrolling wanneer ‘het payrollbedrijf niet vraag en aanbod bijeen heeft gebracht’. In de praktijk geldt vooral dat het andersom écht niet kan: wanneer de opdrachtgever zelf een medewerker werft, mag hij niét op basis van een uitzendovereenkomst werken, dan moet het op basis van een payrollovereenkomst.
Omdat het bij payrolling het grote voordeel is dat de opdrachtgever zelf de medewerker mag werven, gebeurt dit ook vaak. In sommige gevallen kan het payrollbedrijf echter wel een rol spelen in de werving van de payrollmedewerker. Vraag naar deze mogelijkheden bij de payrollaanbieder.
Is een payrollcontract nadelig voor mijn medewerker?
Nee. De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn vaak zelfs beter dan bij een contract in directe dienst van de opdrachtgever. De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) zorgt dat payrollmedewerkers dezelfde rechtspositie hebben als medewerkers die de opdrachtgever zelf op de loonlijst heeft staan. Dit betekent dat de payrollkracht recht heeft op dezelfde contractvormen en dezelfde arbeidsvoorwaarden (inclusief bonussen, extra vakantiedagen, noem maar op).
Omdat het payrollbedrijf vaak extra secundaire arbeidsvoorwaarden biedt, denk aan uitgebreide scholingsmogelijkheden, heeft een payrollmedewerker het minimaal zo goed als wanneer hij een contract in dienst bij de opdrachtgever krijgt.
Kan ik een payrollsamenwerking zomaar beëindigen?
Net als bij de samenwerking met een werknemer die de opdrachtgever zelf in dienst heeft, kan de samenwerking met een payrollmedewerker niet ‘zomaar’ van de ene op de andere dag worden stopgezet. Voor een payrollmedewerker geldt minimaal dezelfde opzegtermijn als een medewerker op de loonlijst van de inlener.
De precieze opzegtermijn hangt af van de geldende cao en de afspraken tussen de opdrachtgever en het payrollbedrijf. Hoe de risico’s voor het eerder stopzetten van de samenwerking worden verdeeld, hangt af van de onderlinge afspraken.
Is payroll nog geschikt om medewerkers flexibel in te zetten?
Bedrijven die medewerkers optimaal flexibel willen inzetten, kunnen beter gebruikmaken van de uitzendovereenkomst. Daarmee zijn medewerkers 4 jaar flexibel inzetbaar. Ook kan bij uitzendovereenkomsten het uitzendbeding worden toegepast, waardoor de arbeidsovereenkomst op elk moment kan worden beëindigd. De payrollovereenkomst biedt dezelfde flexibiliteit als een contract wat de opdrachtgever zelf kan geven: drie contracten in 3 jaar tijd. Het uitbesteden van risico’s en administratie zorgt op op andere gebieden natuurlijk wél voor de nodige flexibiliteit.
Heb ik als opdrachtgever de volledige leiding op de werkvloer?
Absoluut. Alleen het juridisch werkgeverschap wordt via payrolling uitbesteed, waarmee alle administratieve zaken goed voor de medewerkers worden geregeld. De aansturing en het toezicht op de werkvloer liggen volledig bij de opdrachtgever.
Samen met de payrollmedewerker worden onderling de werkafspraken gemaakt (denk aan werkomvang, salaris en de werkzaamheden), daarna heeft de inlener de leiding over de payrollmedewerker. Daarbij horen ook de eventuele functionerings- en beoordelingsgesprekken.
Mag een payrollmedewerker door het payrollbedrijf bij een andere opdrachtgever worden geplaatst?
Nee, dit mag niet zonder toestemming. Een payrollkracht wordt exclusief aan een opdrachtgever ter beschikking gesteld. Het payrollbedrijf kan als juridisch werkgever niet zomaar de payrollkracht ergens anders plaatsen. Het gebeurt soms wel dat een payrollmedewerker voor twee bedrijven werkt. Als hij bijvoorbeeld 20 uur bij een opdrachtgever werkt, heeft die opdrachtgever er vaak geen bezwaar tegen dat de payrollmedewerker ook parttime elders wil werken. Alleen met die toestemming van de opdrachtever is dit mogelijk.
Hoe is de pensioenregeling van de payrollmedewerker geregeld?
Sinds 1 januari 2021 hebben payrollkrachten vanaf hun eerste werkdag recht op een ‘adequaat’ pensioen, wanneer hun cao dit voorschrijft. Dit is op twee manieren mogelijk:
- Payrollmedewerkers doen mee met de pensioenregeling van de opdrachtgever. Dit is in veel gevallen echter lastig, omdat niet alle pensioenregelingen open staan voor payrollmedewerkers.
- Het payrollbedrijf heeft een eigen pensioenregeling. Dit is de meest gebruikte oplossing. De pensioenregeling van het payrollbedrijf moet aan strenge voorwaarden voldoen die ervoor zorgen dat de payrollmedewerker verzekerd is van een goede regeling.
Wanneer een pensioenregeling niet verplicht is op basis van de cao, maar wanneer de opdrachtgever dit wel graag wil faciliteren, maken goede payrollbedrijven dit ook mogelijk. Bespreek de pensioenmogelijkheden met de payrollaanbieder.
Is payrolling duurder geworden door de WAB?
Ja, maar dat geldt voor de kosten van álle flexibele contracten. Om het voor werkgevers aantrekkelijker te maken personeel vast in dienst te nemen, moeten werkgevers sinds 1 januari 2020 een lagere WW-premie afdragen voor medewerkers met een vast contract.
De WW-premie voor medewerkers met een flexibel contract werd juist verhoogd. In de categorie ‘flexibel contract’ valt alles wat géén contract voor onbepaalde tijd is én waar geen vaste arbeidsomvang in is opgenomen; dus ook medewerkers met een jaarcontract, uitzendkrachten en payrollmedewerkers.
Heeft een payrollmedewerker recht op een transitievergoeding?
Ja. Sinds de invoering van de WAB heeft elke werknemer vanaf de eerste werkdag recht op een transitievergoeding (ontslagvergoeding). Dit geldt dus ook voor medewerkers die (kort) worden ingezet op uitzend- of payrollbasis of voor medewerkers met wie de samenwerking in de proeftijd al wordt beëindigd.
Een transitievergoeding is verschuldigd op het moment dat het dienstverband wordt beëindigd of niet wordt voortgezet op initiatief van de werkgever. De transitievergoeding telt over de hele contractduur.
Goede payrollaanbieders hebben een tool waarmee je op elk moment een indicatie kunt zien van de hoogte van de transitievergoeding. Of en hoe de transitievergoeding wordt verrekend (in het maandelijkse factuurbedrag of na afloop), hangt af van de afspraken die je hierover maakt met het payrollbedrijf.
Wordt payrolling minder ingezet sinds de WAB van kracht is?
Ja, maar het is lastig te meten of dit door de WAB komt of door de coronacrisis. De eerste signalen in 2020 wezen erop dat voor veel opdrachtgevers onduidelijk was wanneer ze payroll- en/of uitzendcontracten konden inzetten.
Daarbij was begin 2020 ook te zien dat opdrachtgevers die payrolling voornamelijk inzetten voor de flexibiliteit, overstapten naar verlonen op uitzendbasis. Daar stond weer tegenover dat bedrijven die de inhuur van personeel in eigen hand willen hebben, juist wél gingen payrollen.
Door de coronacrisis gingen sinds maart 2020 echter veel banen verloren. Ook payroll- en uitzendbanen. De economische situatie zorgde er ook voor dat bedrijven in 2020 minder nieuw (flex)personeel nodig hadden. Dit maakt het effect van de WAB op payroll- en uitzendcontracten lastig te meten.
Is payrolling geschikt om medewerkers aan mijn bedrijf te binden?
De allerbeste manier om medewerkers te binden, is door ze zelf in dienst te nemen. Maar dit kan of wil een werkgever niet altijd. Personeel inzetten op payrollbasis is dan het beste alternatief. Een payrollmedewerker werkt exclusief voor de inlener, wat zekerheid oplevert.
Bovendien werkt de payrollmedewerker volgens exact dezelfde arbeidsvoorwaarden als wanneer de ondernemer de medewerker zelf in dienst zou nemen. Mogelijk krijgt hij krijgt zelfs iets extra’s, want goede payrollbedrijven bieden vaak extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
Voor mijn bedrijf geldt geen cao. Op welke grond wordt de payrollkracht dan verloond?
Elke payrollkracht heeft volgens de WAB dezelfde rechtspositie als medewerkers die bij de opdrachtgever in een vergelijkbare functie in loondienst zijn. Hiermee hebben ze onder meer recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden, inclusief vakantiedagen en bonussen.
Hierbij wordt in eerste instantie de cao aangehouden die voor de opdrachtgever geldt. Wanneer een payrollmedewerker aan de slag gaat bij een bedrijf waarvoor geen cao geldt, dan wordt de beloningsregeling van de opdrachtgever aangehouden.
Verzorgt het payrollbedrijf de opleiding en ontwikkeling van mijn payrollmedewerker?
Goede payrollbedrijven pakken deze verantwoordelijkheid als juridisch werkgever op en zorgen voor (online) opleidings- en trainingsmogelijkheden. Ook hebben goede payrollbedrijven een opleidingsbudget, die payrollmedewerker s(vaak in overleg met hun opdrachtgever) kunnen inzetten voor een opleiding naar keuze.
Hoe werkt payroll voor freelancers?
Wat in de volksmond payrolling voor freelancers wordt genoemd, is eigenlijk een werkwijze waarbij een payroll-/verloningsbureau op basis van een overeenkomst van opdracht als fictief werkgever voor de freelancer optreedt. Dit werkt als volgt:
- De freelancer vindt zelf zijn opdrachtgevers.
- Hij maakt zelf zijn afspraken over de prijs en het werk.
- De freelancer geeft aan het verloningsbedrijf door hoeveel uur hij heeft gewerkt en voor welk tarief.
- Bij akkoord van de opdrachtgever maakt het verloningsbedrijf het geld aan de freelancer over.
- Het verloningsbedrijf stuurt de factuur namens de freelancer naar de opdrachtgever.
- De freelancer is via deze werkwijze automatisch verzekerd voor WW, ZW en WIA, mag voor één opdrachtgever werken en heeft geen omkijken naar de administratie.
Loop ik als opdrachtgever risico op boetes en naheffingen van de belastingdienst en/of UWV?
Deze verantwoordelijkheid ligt primair bij het payrollbedrijf; als opdrachtgever loop je geen risico op naheffingen en boetes. Zorg als opdrachtgever wel dat je met een betrouwbaar en financieel gezond payrollbedrijf in zee gaat; alleen in het geval van een faillissement van het payrollbedrijf bestaat namelijk een mogelijkheid dat naheffingen en boetes op het conto van de opdrachtgever komen. Betrouwbare payrollbedrijven beschikken onder meer over een NEN 4400-1 certificaat (Keurmerk van Stichting Normering Arbeid, afgekort SNA) en een verklaring van goed betalingsgedrag.
Hoe start ik met payrolling?
Dat gaat bij goede payrollbedrijven heel snel en eenvoudig. De opdrachtgever werft personeel en maakt de werkafspraken (salaris, werkomvang en werkzaamheden) en bespreekt met de medewerker dat hij op basis van een payrollovereenkomst aan de slag gaat. Hij geeft de gegevens van de medewerker (digitaal) door aan het payrollbedrijf.
Het payrollbedrijf maakt het contract in orde en regelt alle benodigde administratieve zaken, zodat de samenwerking direct van start kan. Wanneer de medewerkers overkomen van een ander payrollbureau of van de loonlijst van de opdrachtgever, moeten eerst de lopende contracten op correcte wijze worden omgezet. Daarna kunnen ook deze medewerkers direct aan de slag.
Wat gebeurt er wanneer mijn payrollmedewerker ziek is?
De medewerker meldt zich ziek bij de opdrachtgever en het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf verwerkt de ziekmelding en betaalt de medewerker door zolang hij ziek is. Bij een langdurige ziekte is het payrollbedrijf ook verantwoordelijk voor de re-integratie van de payrollmedewerker. De precieze uitvoering van het ziektebeleid en de hoogte van de loondoorbetaling hangt ook af van de cao of beloningsregeling van de opdrachtgever. Zodra de medewerker beter is, meldt hij dit bij het payrollbedrijf en de opdrachtgever.
Wat is het verschil tussen payroll en uitzenden?
Sinds de WAB in 2020 van kracht is, zijn er grote verschillen tussen payrolling en uitzenden. Payrolling is ideaal wanneer de opdrachtgever zelf de werving en selectie in handen houdt, uitzenden wanneer optimale flexibiliteit nodig is. Meer over het juridische verschil tussen payroll en uitzenden lees je op deze pagina in dit whitepaper.
Hoeveel kost payrolling?
Een logische vraag, maar dit is niet eenduidig te beantwoorden. Elk payrollbedrijf hanteert een ander tarief. De meeste payrollbedrijven werken hierbij met een omrekenfactor. Als je deze factor vermenigvuldigt met het brutoloon van de payrollmedewerker, heb je de payrollkostprijs.
Houd bij het vergelijken van de prijs goed in de gaten wat je krijgt voor de omrekenfactor die je betaalt. Bij goede payrollaanbieders zijn onderstaande zaken bij de factor inbegrepen:
- Afdracht van sociale lasten (onder andere WW, WAO, ZW en WIA).
- Afdracht sectorspecifieke regelingen.
- Vakantiegeld.
- Vakantiedagen.
- Overig verlof (waaronder kort verzuim).
- Pensioenpremie.
- Doorbetaling bij ziekte.
- Verzorgen salarisadministratie.
- Verstrekken loonstroken en jaaropgaven.
- Salarissen uitbetalen.
- Voorfinanciering lonen.
- Contractbeheer.
- Aanvullende verzekeringen zoals voor ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid.
- Kosten arbodienst/verzuimbegeleiding (inclusief re-integratie en herplaatsing).
- Ondersteuning in complexe materie van arbeidswetgeving.
- Een servicedesk die vragen van medewerkers beantwoordt.
- Scholings- en opleidingsmogelijkheden voor de medewerker.
- Commissie voor payrollbedrijf.
- Staan er andere specifieke kosten in de cao? Dan neemt een goed payrollbedrijf die ook over.
Tip: vraag naar de verschillende betalingsmogelijkheden. Bij goede payrollbedrijven kan de opdrachtgever kiezen tussen een vast maandbedrag of een factuur na afloop op basis van de daadwerkelijk gewerkte uren.
